Daten angezeigt aus Sitzung:
Amtsausschuss Eidertal, 18.03.2024
Beratungsreihenfolge
Sachbearbeiter/in Baller Sonja
Finanzielle Auswirkungen
Folgende Mehrkosten entstehen für den Haushalt 2024
1. Stelle Finanzwesen: EG 8 ab Juni ca. 30.000 € anteilig
2. Stelle Projektmanagement: EG 11 ca. 75.000 € anteilig
Aufgrund von mehreren unbesetzten Stellen in der Verwaltung und daraus resultierenden Kosteneinsparungen kann aktuell noch nicht eingeschätzt werden, ob und wie viel zusätzliche Haushaltsmittel für den Haushalt 2024 benötigt werden oder ob die zusätzlichen Kosten, ggf. durch Minderaufwendungen in anderen Bereichen, gedeckt werden können. Eine genauere Betrachtung erfolgt dann in einem Nachtragshaushalt 2024.
A Sachverhalt
Der Amtsausschuss hat in seiner Sitzung am 18.12.2023 über den Stellenplan für das Jahr 2024 beraten und diesen einstimmig beschlossen. Dieser Stellenplan sieht, im Gegensatz zu dem ursprünglichen Organigramm, welches dem Amtsausschuss in der konstituierenden Sitzung am 06.07.2023 innerhalb des Tagesordnungspunktes 15 präsentiert wurde, keine Stabstelle vor. Des Weiteren wurde der Bereich des Personalamtes aus dem Fachdienst Interne Dienste herausgelöst und der Büroleitung unterstellt. Die ehemalige Stabstelle entfiel und der Stelleninhaber wurde in diesem Bereich als Personalleitung eingesetzt.
B Stellungnahme der Verwaltung
Die Praxis hat ergeben, dass die direkte Unterstellung des Personalamtes der Büroleitung als ein in der täglichen Arbeit nicht praktikablen Organisationsansatz darstellt. Die ordinäre Aufgabe einer Büroleitung ist die Durchführung der Aufbau- und Ablauforganisation und soll als Bindeglied zwischen dem Amtsdirektor und den Mitarbeiter/-innen der Verwaltung agieren. Das direkte Anleiten der Personalabteilung gehört fachgemäß nicht zu diesen Aufgaben. Aus diesem Grund soll die Personalverwaltung als eigener Fachbereich ausgebildet werden. Als nähergehende Begriffsdefinierung wird darauf hingewiesen, dass die Fachbereichsleitung des neu gebildeten Fachbereiches „Personalverwaltung“ Leitungsaufgaben innerhalb des Themengebietes der Personalverwaltung übernimmt, personelle Entscheidungen sowie die Entscheidungskompetenzen, welche sich für die Mitarbeitenden des Amtes ergeben, liegen alleinig beim Amtsdirektor.
Des Weiteren wurde festgestellt, dass für das Amt Eidertal essenziell wichtige Projekte umzusetzen sind. Im Hinblick auf die Digitalisierung der Verwaltung muss sich das Amt Eidertal ganzheitlich auf einen zukunftsfähigen Weg machen. Hierzu gehört unter anderem das Anbieten von digitalen Bürger/innen-Dienstleistungen, das Aufbauen einer informativen und bürger/innenfreundlichen Homepage und das Einführen eines einheitlichen Dokumentenmanagements. Außerdem stehen innerhalb der Gemeinde Projekte an, die unbedingt auf Amtsebene des Amtes Eidertal in interkommunaler Zusammenarbeit angegangen werden müssen. Als Beispiel hierfür ist die Überlegung zur Gründung eines Schulverbandes anzuführen, denn in allen drei Schulstandorten des Amtes besteht teilweise erheblicher Sanierungs- sowie zusätzlicher Raumbedarf. Auch im Hinblick auf die Ausweisung von Gewerbegebieten muss einheitlich gedacht werden. Die jüngste Beteiligung im Rahmen der Neuaufstellung der Regionalpläne und die dazu durchgeführten Informationsveranstaltungen haben ebenfalls gezeigt, dass die Ausweisung neuer Gewerbeflächen nur interkommunal geplant werden kann. Der Amtsausschuss hat mit seinem Grundsatzbeschluss in seiner Sitzung am 11.10.2023 den Auftrag erteilt, die Verwaltung an einem gemeinsamen Standort zusammenzuführen. Nicht zuletzt besteht Bedarf in der Akquise von Fördermitteln zur Durchführung der gemeindlichen Projekte. Auch dies muss innerhalb der Verwaltung zentral koordiniert werden.
Aufgrund der Komplexität der angerissenen Aufgaben ist der Amtsdirektor in Zusammenarbeit mit der Büroleitung und den Fachbereichsleitungen zu dem Ergebnis gekommen, dass die Wahrnehmung dieser Aufgaben nur übergeordnet als Stabstelle für Projektmanagement sichergestellt werden kann.
Der Fachbereich Bauen und Umwelt praktiziert die Durchführung von Projektarbeit seit Endes des letzten Jahres. Derzeit werden hier beispielsweise der Schulbau in Flintbek, die neue Ortsmitte in Blumenthal oder auch die Schaffung eines gemeinsamen Verwaltungsstandortes als Projektarbeit durchgeführt. Es besteht die Idee, den Stelleninhaber dieser Stelle mit den Aufgaben der Stabstelle „Projektmanagement“ zu betrauen, da dieser in kürzester Zeit den Aufbau eines solchen Projektmanagement in Zusammenarbeit mit dem Fachbereichsleiter für Bauen und Umwelt, realisiert hat und hier bereits größtes Engagement unter Beweis stellte. Seitens der Verwaltungsleitung bestand anfangs die Idee, den Stelleninhaber mit samt der Stelle zu versetzen. Hier sahen insbesondere die Bürgermeister Timo Boss, aber auch Olaf Plambeck, die Aufgabenerfüllung des Fachbereiches für Bauen und Umwelt durch den Wegfall der Stelle im FB Bauen und Umwelt als gefährdet an. Die derzeitige Arbeitsbelastung ist derart hoch, dass der Amtsdirektor diese Anregung gerne aufnimmt und die Stabstelle Projektmanagement somit als zusätzliche Stelle ausweist. Der Fachbereichsleiter für Bauen und Umwelt wird zukünftig jedoch beim Ausscheiden von Mitarbeitern/innen die Notwendigkeit einer Neubesetzung kritisch prüfen. Aufgrund der momentan anstehenden Aufgaben werden hier jedoch zum jetzigen Zeitpunkt keine Einsparpotenziale gesehen.
Eine weitere Änderung soll im Fachbereich Finanzwesen vorgenommen werden. Es wird eine neue Vollzeitkraft benötigt, um alle Aufgaben personell abdecken zu können. Dies resultiert zum einen aus befristeten Stundenreduzierungen von Mitarbeiter/innen. Die dadurch entfallenden 14 Stunden können nicht mit dem aktuellen Personal aufgefangen werden und die Sicherstellung der Aufgabenerledigung würde gefährdet werden. Zum anderen steht die Einführung des neuen Umsatzsteuerrechts in allen amtsangehörigen Gemeinden an. Diese komplexe Thematik muss zentral koordiniert und bearbeitet werden. Die Bearbeitung des neuen Umsatzsteuerrechtes wird die Gemeinden dauerhaft beschäftigen. Dafür ist es unumgänglich, dass weitere Stunden zur Erledigung dieser Aufgabe langfristig bereitgestellt werden. Auch wird der Blick auf die finanzielle Situation aller Gemeinden in Zukunft eine noch zentralere Rolle spielen, sodass hier ausreichend Personal vorhanden sein muss, um allen Anforderungen der Gemeinden gerecht zu werden. Die zusätzliche Stelle soll durch einen Auszubildenden des Amtes Eidertals besetzt werden, welcher im Sommer seine Ausbildung erfolgreich abschließt.
Solange die befristete Stundenreduzierung durch die Mitarbeiter/innen in Anspruch genommen wird, handelt es sich tatsächlich um eine Aufstockung von 14 auf 39 Stunden. Um die Stelle jedoch unbefristet zu besetzen, wird eine Vollzeitstelle zusätzlich im Stellenplan benötigt. Es wird jedoch sichergestellt, dass die 14 Stunden nicht zusätzlich noch befristet vergeben werden.
Der Hauptausschuss hat in seiner Sitzung am 11.03.2024 folgenden einstimmigen Beschluss gefasst:
„Der Hauptausschuss nimmt das Organigramm des Amtes Eidertal zur Kenntnis. Er empfiehlt dem Amtsausschuss, eine zusätzliche Stelle für das Projektmanagement bis zur Entgeltgruppe 11 sowie die Aufstockung einer Stelle im Finanzwesen auf Vollzeit im nächsten Nachtragsstellenplan einzustellen und die notwendigen Haushaltsmittel zur Verfügung zu stellen“
C Beschlussvorschlag
Der Amtsausschuss nimmt das Organigramm des Amtes Eidertal zur Kenntnis. Der Amtsausschuss beschließt die beiden zusätzlichen Stellen (EG 8 und EG 11) in den
1. Nachtragsstellenplan aufzunehmen und die notwendigen finanziellen Mittel im
1. Nachtragshaushalt 2024 bereitzustellen.
Diskussionsverlauf
Der Amtsdirektor Gunnar Friedrich stellt das neue Organigramm des Amtes Eidertal vor und stellt die Änderungen vor.
Er geht insbesondere auf den neuen fünften Fachbereich „Personalverwaltung“ , die Stabsstelle „Projektmanagement“ und die neu ausgewiesene Stelle im Fachbereich „Finanzwesen“ ein.
Es ergeht folgender Beschluss:
Der Amtsausschuss nimmt das Organigramm des Amtes Eidertal zur Kenntnis. Der Amtsausschuss beschließt die beiden zusätzlichen Stellen (EG 8 und EG 11) in den
1. Nachtragsstellenplan aufzunehmen und die notwendigen finanziellen Mittel im
1. Nachtragshaushalt 2024 bereitzustellen.
Dokumente
Organigramm 11.03.2024 (.pdf)
Datenstand vom 28.03.2024 13:56 Uhr
