Daten angezeigt aus Sitzung:
Hauptausschuss, 26.08.2020
Beratungsreihenfolge
Sachbearbeiter/in Arpe Corinna
Finanzielle Auswirkungen
Mittelbereitstellung im 2. Nachtrag zum Haushalt 2020 der Gemeinde Flintbek
A Sachverhalt
Der Bürgermeister wurde gemäß Beschluss der Gemeindevertretung Flintbek, vom 05.03.2020, darum gebeten und dazu ermächtigt, mit der Bordesholmer Sparkasse einen Mietvertrag zur Anmietung des 1. Obergeschosses und Dachgeschosses des Gebäudes der Bordesholmer Sparkasse, Kätnerskamp 5, 24220 Flintbek, zunächst über einen Zeitraum von drei Jahren, mit der Option auf Verlängerung, abzuschließen. Die danach geltenden Konditionen wären zu gegebener Zeit auszuhandeln. Ziel soll es sein, dort den Pflegestützpunkt, die Sozialstation, die Flüchtlingsbetreuung, das Archiv des Amtes Flintbek und die Volkshochschule Flintbek e. V. unterzubringen. Bisher waren und zurzeit sind diese Einrichtungen in den Gebäuden „Kätnerskamp 2 und 4“, Flintbek, untergebracht. Ein Abriss dieser Gebäude ist im abgeschlossenen Kaufvertrag für das „Famila-Grundstück“ durch den Verkäufer vereinbart und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Eröffnung des neuen Verbrauchermarktes auf der „Blumenwiese“.
Nach längeren Verhandlungen zwischen der Gemeindeverwaltung Flintbek und der Bordesholmer Sparkasse über den konkreten Inhalt des Mietvertrages wurde am 20.07./30.07.2020 ein Mietvertrag über den o. g. Mietgegenstand, mit Beginn des 01.08.2020 und einer Laufzeit von drei Jahren, bis zum Ablauf des 31.07.2023, abgeschlossen. Innerhalb dieser drei Jahre hat die Gemeinde Flintbek darüber zu entscheiden, ob ein Erwerb des Gebäudes der Bordesholmer Sparkasse in Betracht kommt. Eine Kaufoption seitens des Vermieters für die Laufzeit des Mietvertrages zum Erwerb der gesamten Liegenschaft „Kätnerskamp 5“, Flintbek, ist der Gemeinde Flintbek gemäß des Mietvertrages eingeräumt. Der Mietvertrag verlängert sich jeweils um ein Jahr, falls er nicht von einer Vertragspartei sechs Monate vor seinem Ablauf gekündigt wird.
Nach näherer Besichtigung des Mietgegenstandes vor Ort durch die Verwaltung wurde deutlich, dass vor Nutzung der Mietfläche einige Schönheitsreparaturen notwendig sind, aber auch, bedingt durch die künftige Nutzung und die Ansprüche / Wünsche der Nutzer, verschiedene bauliche Maßnahmen. Da die unterschiedlichen Arbeiten seitens der Gemeinde Flintbek aufgrund der rechtlichen Bestimmungen einzeln ausgeschrieben werden müssten und dieser Umstand wieder viel Zeit und Personalaufwand binden würde, was aufgrund des bestehenden zeitlichen Druckes für einen Umzug der Einrichtungen nicht tragbar wäre, hat die Gemeindeverwaltung mit dem Vermieter im Mietvertrag vereinbart, dass der Vermieter für die Gemeinde Flintbek je Gewerk ein Kostenangebot nebst Vergleichsangebot einholt, die Angebote der Gemeindeverwaltung zwecks Prüfung der Preise vorlegt und die entsprechenden Aufträge nach Freigabeerklärung der Gemeinde Flintbek erteilt.
Im Rahmen der Mietvertragsverhandlungen hat sich der Vermieter bereiterklärt, die Kosten der einzelnen Maßnahmen hälftig zu übernehmen, maximal jedoch bis zur Höhe von 10.000,00 € inkl. Mehrwertsteuer für die gesamten baulichen Maßnahmen. Die verbleibenden Kosten sind von der Gemeinde Flintbek, als Mieterin, zu tragen und dieser zwecks Kostenerstattung seitens des Vermieters aufzugeben.
Es handelt sich um folgende Maßnahmen, die durchzuführen sind (siehe beigefügte Grundrisspläne für das 1. OG und DG, Anlage 1):
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Gewerk:
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Gesamtkosten günstigstes Angebot brutto:
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Malerarbeiten im 1. OG (Wandflächen) u. tlw. im DG
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4.296,59 €
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Bodenbelagsarbeiten im DG (Entfernung des Teppichbodens und Verlegung eines glatten Fußbodenbelages in den Büros 3, 4, 5, 6) auf Wunsch der Volkshochschule Flintbek e. V.
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10.085,16 €
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Trockenbauarbeiten im DG (Rückbau von zwei Trockenbauwänden / zw. Büros 3 und 4 sowie Büros 5 und 6)
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5.509,84 €
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Sanitärinstallationsarbeiten (Herstellung eines Wasseranschlusses im DG sowie Einbau eines Doppelwaschtisches dort) auf Wunsch der Volkshochschule Flintbek e. V. wg. der Veranstaltung von Malkursen
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Kostenangebote liegen derzeit noch nicht vor, geschätzte Kosten ca.:
3.000,00 €
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Installation einer neuen Schließanlage bzgl. der Räume des Mietobjektes inkl. Zugangstüren im 1. OG und DG sowie der Außentür, in Erweiterung der Schließanlage des Rathauses
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ca. 13.000,00 €
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Zwischensumme ca.:
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35.891,59 €
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Übertrag Zwischensumme S. 1 ca.:
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35.891,59 €
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Reinigung des Teppichbodens im 1. OG
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812,00 €
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Kosten für EDV
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Geschätzte Kosten: 3.000,00 €
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Gesamtkosten ca.:
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39.703,59 €,
aufgerundet:
40.000,00 €
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Die Gesamtkosten der notwendigen durchzuführenden Arbeiten belaufen sich auf ca. 40.000,00 €, wovon die Bordesholmer Sparkasse einen Kostenbeitrag in Höhe von max. 10.000,00 € übernimmt, sodass sich ein seitens der Gemeinde zu zahlender Restbetrag in Höhe von ca. 30.000,00 € ergibt.
Da es sich bei den vorgesehenen Arbeiten teilweise um Wünsche der Volkshochschule Flintbek e. V. handelt, wurde der Verein seitens der Gemeindeverwaltung Flintbek angesprochen, mit der Bitte, sich im Hinblick auf eine Kostenbeteiligung Gedanken zu machen. Grundsätzlich ist seitens des Vorstandes diesbezüglich gegenüber der Verwaltung Aufgeschlossenheit signalisiert worden, lediglich die Höhe der Kostenbeteiligung ist noch ungewiss. Die entstehenden ungefähren Gesamtkosten sind der Volkshochschule Flintbek e. V. verwaltungsseitig am 20.08.2020 mitgeteilt worden. Der Verein bat hinsichtlich einer konkreten Aussage noch um etwas Bedenkzeit. Die Volkshochschule Flintbek e. V. beabsichtigt, beim Landesverband der Volkshochschulen Fördergelder zu beantragen. Sobald der Gemeindeverwaltung eine Rückäußerung vorliegt, wird diese bekanntgegeben.
Die vorliegenden Kostenangebote wurden seitens der Gemeindeverwaltung auf Angemessenheit geprüft und im Ergebnis als akzeptabel festgestellt.
Ursprünglich schätzte die Verwaltung das Ausmaß der vorzunehmenden Arbeiten als geringer ein. Deshalb wurde bei dem Produktkonto „Bauliche Unterhaltung“ für das Gebäude auch lediglich eine Summe in Höhe von 5.000,00 € im 1. Nachtrag zum Haushalt 2020 der Gemeinde Flintbek eingeplant. Dass weitere bauliche Maßnahmen erforderlich werden, hat sich erst im Zuge der intensiven Bearbeitung ergeben und resultiert im Wesentlichen auch aus den Wünschen der Volkshochschule Flintbek e. V. Vor diesem Hintergrund sind die benötigten Finanzmittel für die Umsetzung der Maßnahmen im 2. Nachtrag zum Haushalt 2020 der Gemeinde Flintbek bereitzustellen bzw. der Höhe nach anzupassen.
Die Gemeindevertretung hatte in ihrer Sitzung, am 05.03.2020, ebenfalls beschlossen, dass der Kapitaldienst für das noch nicht getilgte Darlehen der Volkshochschule Flintbek e. V., seinerzeit aufgenommen zur Finanzierung der Umbaumaßnahmen im Gebäude „Heitmannskamp 4“, Flintbek, weiterhin seitens der Gemeinde Flintbek übernommen wird. Es sollte geprüft werden, ob dieses abgelöst werden kann.
Diesbezüglich kann mitgeteilt werden, dass der Darlehensgeber sich aufgrund erfolgter Nachfrage der Verwaltung in diesem Fall dazu bereiterklären würde, einer Ablösung des Darlehens zuzustimmnen, was der bestehende Vertrag grundsätzlich eigentlich nicht vorsieht. Die errechnete Ablösesumme per 01.07.2020 beliefe sich auf 17.568,96 €, aufgerundet: 17.600,00 €. Diese Finanzmittel sind ebenfalls im 2. Nachtrag zum Haushalt 2020 der Gemeinde Flintbek bereitzustellen.
B Stellungnahme der Verwaltung
Durch den Abschluss des Mietvertrages für das 1. OG und DG im Gebäude der Bordesholmer Sparkasse, Kätnerskamp 5, 24220 Flintbek, zwischen der Gemeinde Flintbek und der Bordesholmer Sparkasse konnte die Gemeinde Flintbek einen idealen Standort für die Unterbringung der sozialen / kulturellen Einrichtungen in der Gemeinde gewinnen. Auch die Inhalte des Mietvertrages sind seitens der Verwaltung für die Gemeinde vorteilhaft ausgehandelt worden. An dieser Stelle wird, wegen der Behandlung in öffentlicher Sitzung, auf konkrete Ausführungen verzichtet.
Wie bereits zuvor erwähnt, hält die Verwaltung es für eine gute Lösung, dass die zu veranlassenden baulichen Maßnahmen seitens der Bordesholmer Sparkasse nach vorheriger Angebotseinholung und Freigabe der Angebote durch die Gemeindeverwaltung beauftragt werden. Hierdurch kann wertvolle Zeit und Personalaufwand eingespart werden, da keine umfangreichen Ausschreibungsverfahren durchgeführt werden müssen.
Der Auftrag für die Installation einer neuen Schließanlage, in Erweiterung der Schließanlage des Rathauses Flintbek, wurde bereits wegen anzunehmender längerer Lieferzeiten der Schließzylinder durch den Bürgermeister außerplanmäßig an die Fachfirma erteilt. Diese Ausgabe ist notwendig, weil die Innentüren des Mietobjektes größtenteils nicht mit Schließzylindern ausgestattet sind. Die Erweiterung des Schließsystems des Rathauses wurde verwaltungsseitig gewählt, da sie sehr viel Flexibilität zulässt, die im Hinblick auf die Vielzahl der Nutzer auch benötigt wird.
Den Umfang der dargestellten Maßnahmen hält die Verwaltung in Bezug auf die künftige Nutzung für angemessen und vorausschauend geplant. Durch die Maßnahmen im Dachgeschoss, insbesondere hinsichtlich der Büroräume 3, 4, 5 und 6 (Rückbau von zwei Wänden und Verlegung eines glatten Fußbodenbelages), werden großzügigere Räume geschaffen, die folglich umfangreichere / flexiblere Nutzungsmöglichkeiten bieten, einerseits für die Volkshochschule Flintbek e. V., aber andererseits auch für sonstige Nutzungen, die zugelassen werden sollen.
Vor diesem Hintergrund werden die Mitglieder des Hauptausschusses darum gebeten, einer Beauftragung der dargestellten Maßnahmen zuzustimmen und der Gemeindevertretung zu empfehlen, die entsprechenden Finanzmittel im 2. Nachtrag zum Haushalt 2020 der Gemeinde Flintbek bereitzustellen. Die Verwaltung weist darauf hin, dass die geplanten Maßnahmen in diesem besonderen Fall wegen des zeitlichen Druckes möglichst unmittelbar nach Zustimmung des Hauptausschusses beauftragt werden müssten, mit dem Wissen, dass die endgültige Entscheidung der Gemeindevertretung Flintbek zu diesem Zeitpunkt noch ausstehend ist und eigentlich im Vorwege einzuholen wäre. Weiterhin bleibt abzuwarten, ob die entsprechenden Fachfirmen zügig nach Auftragserteilung tätig werden können. Für diese Verfahrensweise erbittet die Verwaltung, im Interesse der Gewährleistung eines fristgerechten Umzuges der betroffenen Einrichtungen, die Zustimmung des Hauptausschusses. Eine Alternative hierzu gibt es nach Auffassung der Verwaltung nicht.
C Beschlussvorschlag
Der Hauptausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung, folgenden Beschluss zu fassen:
1. Die in der Sitzungsvorlage dargestellten Arbeiten und baulichen Maßnahmen zur Herrichtung der seitens der Gemeinde Flintbek angemieteten Gewerbefläche im 1. OG und DG des Gebäudes der Bordesholmer Sparkasse, Kätnerskamp 5, 24220 Flintbek, zur Unterbringung des Pflegestützpunktes, der Sozialstation, der Flüchtlingsbetreuung, des Archives des Amtes Flintbek und der Volkshochschule Flintbek e. V. sind entsprechend der vorliegenden Kostenangebote über den Vermieter zu beauftragen. Dem bereits seitens des Bürgermeisters erteilten Auftrag für die Erneuerung der Schließanlage im Mietobjekt wird nachträglich zugestimmt.
2. Das seitens der Volkshochschule Flintbek e. V. seinerzeit aufgenommene Darlehen zur Finanzierung der Umbaumaßnahmen im Gebäude „Heitmannskamp 4“, Flintbek, soll kurzfristig abgelöst werden. Die Kosten hierfür übernimmt die Gemeinde Flintbek.
3. Die benötigten Finanzmittel (für Maßnahmen, genannt unter 1. und 2.) sind im 2. Nachtrag zum Haushalt 2020 der Gemeinde Flintbek bereitzustellen.
gez. Olaf Plambeck, Bürgermeister, am 20.08.2020
Diskussionsverlauf
Bürgermeister Olaf Plambeck erläutert den Sachstand und teilt mit, dass die VHS sich bereit erklärt hat, sich an den Umbaumaßnahmen im Gebäude der Borderholmer Sparkasse mit insgesamt 7800,- Euro zu beteiligen. Der Gesamtbetrag setzt sich aus anteiligen Beteiligungen an den verschiedenen Gewerken zusammen .
Nach kurzer Diskussion ergeht folgender
Beschluss:
Der Hauptausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung, folgenden Beschluss zu fassen:
1. Die in der Sitzungsvorlage dargestellten Arbeiten und baulichen Maßnahmen zur Herrichtung der seitens der Gemeinde Flintbek angemieteten Gewerbefläche im 1. OG und DG des Gebäudes der Bordesholmer Sparkasse, Kätnerskamp 5, 24220 Flintbek, zur Unterbringung des Pflegestützpunktes, der Sozialstation, der Flüchtlingsbetreuung, des Archives des Amtes Flintbek und der Volkshochschule Flintbek e. V. sind entsprechend der vorliegenden Kostenangebote über den Vermieter zu beauftragen. Dem bereits seitens des Bürgermeisters erteilten Auftrag für die Erneuerung der Schließanlage im Mietobjekt wird nachträglich zugestimmt.
2. Das seitens der Volkshochschule Flintbek e. V. seinerzeit aufgenommene Darlehen zur Finanzierung der Umbaumaßnahmen im Gebäude „Heitmannskamp 4“, Flintbek, soll kurzfristig abgelöst werden. Die Kosten hierfür übernimmt die Gemeinde Flintbek.
3. Die benötigten Finanzmittel (für Maßnahmen, genannt unter 1. und 2.) sind im 2. Nachtrag zum Haushalt 2020 der Gemeinde Flintbek bereitzustellen.
Die Volkshochschule Flintbek e.V. beteiligt sich an den Kosten für die Umbaumaßnahmen mit insgesamt 7800,- Euro.
einstimmig dafür
Dokumente
Grundrisspläne OG und DG Kätnerskamp 5 Anlage 1 (.pdf)
Datenstand vom 24.09.2020 11:03 Uhr
