Datum: 11.03.2024
Status: Niederschrift
Sitzungsort: Bürger- und Sitzungssaal im Rathaus Flintbek
Gremium: Hauptausschuss Eidertal
Körperschaft: Amt Eidertal
Öffentliche Sitzung, 18:00 Uhr bis 18:50 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung, 18:52 Uhr bis 19:00 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	Bezeichnung
1	Änderungsanträge zur Tagesordnung
2	Einwohnerfragestunde
3	Niederschrift vom 27.11.2023 (öffentlicher Teil)
4	Bericht der Verwaltung
5	Organisation der Verwaltung (SV) hier: Organigramm
6	Vertrag mit der Diakonie Altholstein zur Betreuung von Flüchtigen im Amt Eidertal (SV)
7	Kooperationsvereinbarung Standesamt zwischen dem Amt Eidertal und dem Amt Achterwehr (SV)
8	Zusammenführung der Verwaltungen an einem gemeinsamen Standort, hier: Sachstandsbericht und Bilden einer Arbeitsgruppe (SV)
9	Verschiedenes

Nichtöffentliche Sitzung

TOP-Nr.	Bezeichnung
10	Mietvertrag für Gewerberaum im Gebäude "Kätnerskamp 5", 24220 Flintbek, zur Unterbringung verschiedener Einrichtungen des Amtes Eidertal und der Volkshochschule Flintbek e. V. (SV)

Sitzungsdokumente öffentlich
Download HA-240311-Bekanntmachung.pdf
Download HA-240311-Beschlussvorlagen gesamt öffentlich.pdf
Download HA-240311-Einladung.pdf
Download HA-240311-Nur Tagesordnung.pdf
Download HA-240311-Protokoll öffentlich.pdf

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1. Änderungsanträge zur Tagesordnung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Hauptausschuss Eidertal (Amt Eidertal)	Hauptausschuss Eidertal	11.03.2024	ö		1

Diskussionsverlauf

Der Amtsdirektor Gunnar Friedrichs führt als Begründung dazu aus, dass eine Förderung für Gesundheitsförderung auf Grundlage des TVÖD in der angedachten Form rechtlich so nicht möglich ist. 

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2. Einwohnerfragestunde

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Hauptausschuss Eidertal (Amt Eidertal)	Hauptausschuss Eidertal	11.03.2024	ö		2

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3. Niederschrift vom 27.11.2023 (öffentlicher Teil)

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Hauptausschuss Eidertal (Amt Eidertal)	Hauptausschuss Eidertal	11.03.2024	ö		3

Diskussionsverlauf

Die Niederschrift vom 27.11.2023 (öffentlicher Teil) ist somit genehmigt. 

Dokumente
Download HA-Eid-231127-Protokoll öffentlich.pdf

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4. Bericht der Verwaltung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Hauptausschuss Eidertal (Amt Eidertal)	Hauptausschuss Eidertal	11.03.2024	ö		4

Diskussionsverlauf

• Neuorganisation der Verwaltung (er verweist auf den nachfolgenden Tagesordnungspunkt) 
• Die Genehmigung zur Gründung eines gemeinsamen Standesamtsbezirks zwischen dem Amt Eidertal und dem Amt Achterwehr liegt vor
• Durch die Schaffung eines zentralen Sitzungsdienstes in der Amtsverwaltung soll zukünftig die Protokollführung gerechter aufgeteilt werden. Für die Sitzungen der anstehenden Gemeindevertretungen sind die Mitarbeitenden im zentralen Sitzungsdienst Ansprechpersonen, für die Fachausschüsse die jeweiligen Fachbereiche 
• Neben den technischen Problemen soll die telefonische Erreichbarkeit der Amtsverwaltung verbesswert werden. Erste Ideen Anrufe zu kanalisieren gibt es schon.
• Vermehrte personelle Ausfälle, auch auf Führungsebene, führen zu Mehrbelastungen .In diesen Fällen werden entsprechende Personalgespräche geführt. 
• Zum Thema „Unterbringung von Flüchtigen“ teilt er mit, dass in dieser Woche eine Familie mit Visum nicht untergebracht wurde, da eine Visa Erteilung ohne Prüfung von vorhandenem Wohnraum erfolgte. Im vorliegenden Fall erfolgte ein enger Austausch mit dem zuständigen Mitarbeiter des Kreises, der die Auffassung unterstützt, dass es sich im vorliegenden Fall weder um Flüchtige noch um Obdachlose handelt. 

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5. Organisation der Verwaltung (SV) hier: Organigramm

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Hauptausschuss Eidertal (Amt Eidertal)	Hauptausschuss Eidertal	11.03.2024	ö		5

A Sachverhalt

Diskussionsverlauf

Dieses ist dem Protokoll als Anlage beigefügt. 

Der Amtsdirektor geht auf die wesentlichen Änderungen ein: 

• Schaffung einer höherwertigen Stelle „Projektmanagement“, die ausschließlich dem Amtsdirektor unterstellt ist. Diese Stelle wird zukünftig mit einem Mitarbeiter aus dem aus dem Fachdienst „Hochbau, Tiefbau, Liegenschaften“ besetzt werden. Auf dieser Stelle sollen die Projekte wie z.B. Dokumentenmanagementsystem, Homepage des Amtes Eidertal, Schaffung eines gemeinsamen Verwaltungsstandortes, Digitalisierung vorangetrieben werden.        
• Die durch den Wechsel auf die Stelle des „Projektmanagements“ frei werdende Stelle wird durch eine externe Ausschreibung neu besetzt. Diese Stelle wird nicht gestrichen, um den Fachbereich „Bauen und Umwelt“ nicht zu schwächen.   
• Bildung eines fünften Fachbereiches „Personalverwaltung“ mit Herrn Pries als Fachbereichsleiter. In diesem Fachbereich wird auch zukünftig der Arbeitsschutz bearbeitet. Dieser Fachbereich wird durch Bündelung der Vorzimmertätigkeiten personell verstärkt.   
• Die Telefonzentrale und das Beschaffungswesen werden zukünftig im Fachbereich „Zentrale Dienste“ bearbeitet. 
• Im Fachbereich „Finanzen“ wird es eine zusätzliche Stelle geben, die aufgrund der Arbeitsbelastung und der zukünftigen Aufgaben wie Umsatzsteuer und Controlling geschaffen wurde. Diese Stelle soll mit einem Auszubildenden, der im Sommer diesen Jahres seine Ausbildung beendet, besetzt werden. 
• Im Fachbereich „Bauen und Umwelt“ ist es gelungen, die freien Stellen im Bereich der Liegenschaftsverwaltung.
• Im Fachbereich „Bürgerdienste“ konnten die frei werdenden Stellen im Bereich des Standesamtes und Einwohnermeldeamtes neu besetzt werden. 

Beschluss: 

Der Hauptausschuss nimmt das Organigramm der Amtsverwaltung zur Kenntnis. Er empfiehlt dem Amtsausschuss eine zusätzliche Stelle für das Projektmanagement bis zur Entgeltstufe 11 sowie die Aufstockung einer Stelle im Finanzwesen auf Vollzeit im nächsten Nachtragsstellenplan einzustellen und die notwendigen Haushaltsmittel zur Verfügung zu stellen.

einstimmig dafür  

 

Dokumente
Download Organigramm 11.03.2024.pdf

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6. Vertrag mit der Diakonie Altholstein zur Betreuung von Flüchtigen im Amt Eidertal (SV)

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Hauptausschuss Eidertal (Amt Eidertal)	Hauptausschuss Eidertal	11.03.2024	ö		6

Rechtliche Bedeutung

Finanzielle Auswirkungen

Kosten für die Diakonie ab 2025: 156.720,- Euro (ohne Hausmeister) 

Jährliche Personalkosten für die Hausmeister: 76.626,67 Euro  

Zu beachtende Ziele und Grundsätze

Zukunftskonzept

A Sachverhalt

Bestandteil ist des Vertrages sind u.a. zwei Hausmeisterstellen. 

Die Praxis hat gezeigt, dass der Einsatz der Hausmeister nicht den Erwartungen und Notwendigkeiten entspricht. 

Die Beschäftigung der Hausmeister zählt nicht zu den originären Aufgaben der Diakonie Altholstein. 

Ziel war es, neben der pädagogischen Betreuung der Flüchtigen durch qualifiziertes Personal der Diakonie Altholstein auch die technische Betreuung der „Unterkünfte“ im Amt Eidertal aus einer Hand umzusetzen. 

  

B Stellungnahme der Verwaltung

Es kommt immer wieder zu Beschädigungen und unsachgemäßer Nutzung. 

Die persönliche Präsenz von Hausmeistern trägt teilweise dazu bei, dass mutwillige Beschädigungen ausbleiben. 

In der Verwaltung gibt es bereits erste Überlegungen im Hinblick auf die Vertretung in Krankheits- und Urlaubsfällen. Die Vertretungssituation wird jeweils im Einzelfall bei vorliegender Notwendigkeit durch den Hausmeister des Amtes Eidertal wahrgenommen. 

Mehrkosten durch die Schaffung von zwei zusätzlichen Hausmeisterstellen werden nicht entstehen. 

C Beschlussvorschlag

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Amtsausschuss zwei zusätzliche Hausmeisterstellen für die Flüchtlingsunterkünfte im Amt Eidertal im nächsten Nachtragstellenplan einzustellen und die notwendigen Haushaltsmittel in Höhe von 77.000,- Euro zur Verfügung zu stellen. 

gez. Sonja Baller       06.03.2024

gez. Olaf Plambeck   06.03.2024

Diskussionsverlauf

Der Amtsdirektor ergänzt die Ausführungen. 

Es ergeht folgender Beschluss: 

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Amtsausschuss, den Amtsdirektor zu ermächtigen, den in der Anlage beigefügten Vertrag mit der Diakonie Altholstein abzuschließen.  

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Amtsausschuss zwei zusätzliche Hausmeisterstellen für die Flüchtlingsunterkünfte im Amt Eidertal im nächsten Nachtragstellenplan einzustellen und die notwendigen Haushaltsmittel in Höhe von 77.000,- Euro zur Verfügung zu stellen. 

einstimmig dafür 

Dokumente
Download Kalkulation zur Flüchtlingsberatung Amt Eidertal 2024 und 2025 Stand 04.....pdf
Download Vertragsentwurf_Amt Eidertal ab 01.01.2024 V2.pdf

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7. Kooperationsvereinbarung Standesamt zwischen dem Amt Eidertal und dem Amt Achterwehr (SV)

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Hauptausschuss Eidertal (Amt Eidertal)	Hauptausschuss Eidertal	11.03.2024	ö		7

A Sachverhalt

Die Tätigkeiten im Personenstandswesen haben, nicht zuletzt aufgrund gesetzlicher Neuerungen erheblich zugenommen. Das Amt Achterwehr hat bereits seit Jahren eine Standesbeamtin aus dem eigenen Stellenplan jetzt an das Amt Eidertal abgeordnet. Diese Abordnung beinhaltet auch die komplette Übernahme der Personal- und Personalnebenkosten. 

Aufgrund der wachsenden Aufgaben und durch die Verwaltungsfusion; das Personenstandswesen des ehemaligen Amtes Flintbek ist jetzt dazugekommen, es ist eine organisatorische und personelle Veränderung notwendig.

 

Die Vertreter des Amtes Achterwehr als auch des Amtes Eidertal sind sich einig diese Kooperation auch zukünftig fortzuführen. Der Beschluss des Amtsausschusses aus dem Dezember 2023 aus den Standesamtsbezirken Achterwehr und Eidertal einen gemeinsamen Standesamtsbezirk Amt Eidertal zu machen, bleibt von dieser Vereinbarung unberührt.

B Stellungnahme der Verwaltung

Es ist daher notwendig gewesen, zusätzlich 25 Wochenstunden für das Personenstandswesen in den Stellenplan einzubringen. Diese 25 Wochenstunden werden Niederschlag im Stellenplan des Amtes Eidertal haben, jedoch zu 100 % (Personalkosten, Personalnebenkosten, alle weiteren, gegebenenfalls anfallenden, Kosten) durch das Amt Achterwehr getragen. 

Des Weiteren sind gewisse Anschaffungsmaßnahmen zu treffen und auch der laufende Betrieb verursacht selbstverständlich Kosten (Mietkosten, Betriebskosten, Sachmittel etc.) Diese Kosten sollen dadurch gedeckt werden, dass sämtliche Gebühreneinnahmen dem Amt Eidertal zufließen. Dieses erspart eine spitze- und verwaltungsaufwendige Abrechnung und sollte im gegenseitigen miteinander eine gerechte Verteilung ergeben.

Dieser Wunsch und Wille der beiden Vertragspartner muss in einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung festgelegt werden.

 

Der Entwurf für diese Vereinbarung ist der Sitzungsvorlage beigefügt.

Ziel dieser Sitzung des Hauptausschusses ist es, ein grundsätzliches Mandat für die Gespräche mit dem Amt Achterwehr auf Grundlage dieser Kooperationsvereinbarung zu erhalten. Im besten Fall können die Gespräche bis zur Sitzung des Amtsausschusses am 18.03.2024 abgeschlossen sein.

C Beschlussvorschlag

Die Verwaltung wird ermächtigt auf Grundlage dieser Kooperationsvereinbarung mit dem Amt Achterwehr in Verhandlungen zu treten. Das Ergebnis der Verhandlungsgespräche ist im Amtsausschuss des Amtes Eidertal vorzustellen, mit dem Ziel hier einen Beschluss für den Abschluss der Kooperationsvereinbarung im Rahmen einen öffentlich-rechtlichen Vertrages zu erhalten. 

Die Mitglieder des Hauptausschusses begrüßen die Kooperation ausdrücklich.

Diskussionsverlauf

Daraufhin ergeht folgender Beschluss: 

Die Mitglieder des Hauptausschusses fassen folgenden Beschluss:

Die Verwaltung wird ermächtigt auf Grundlage dieser Kooperationsvereinbarung mit dem Amt Achterwehr in Verhandlungen zu treten. Das Ergebnis der Verhandlungsgespräche ist im Amtsausschuss des Amtes Eidertal vorzustellen, mit dem Ziel hier einen Beschluss für den Abschluss der Kooperationsvereinbarung im Rahmen einen öffentlich-rechtlichen Vertrages zu erhalten. 

Die Mitglieder des Hauptausschusses begrüßen die Kooperation ausdrücklich.

einstimmig dafür 

Dokumente
Download Entwurf Verwaltungsvereinbarung.pdf

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8. Zusammenführung der Verwaltungen an einem gemeinsamen Standort, hier: Sachstandsbericht und Bilden einer Arbeitsgruppe (SV)

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Hauptausschuss Eidertal (Amt Eidertal)	Hauptausschuss Eidertal	11.03.2024	ö		8

Rechtliche Bedeutung

Finanzielle Auswirkungen

A Sachverhalt

 

Erfahrungen anderer Verwaltungen, die den Fusionsprozess längst erledigt haben, aber auch bereits eigene Erfahrungen zeigen, dass ein gemeinsamer Standort für ein effektives Arbeiten, letztendlich auch für das Zusammenwachsen zweier unterschiedlicher Verwaltungen, unerlässlich ist. Letztlich wird dieses nicht dem Selbstzweck dienen, sondern das effektive Arbeiten einer Verwaltung und letztendlich den Menschen der Gemeinden des Amtes Eidertal durch qualitativ, hochwertige Dienstleistungen zu Gute.

 

Insbesondre die Erfahrungen aus dem Amt Hüttener Berge (Verwaltungsfusion der ehemaligen Ämter Hütten und Wittensee zum 01.01.2008) haben gezeigt, dass die Errichtung eines gemeinsamen Verwaltungsgebäudes schon vor der jetzigen Umsetzung am 09.03.2023 hätte erfolgen müssen. Diese ist eine Aussage, die der Amtsdirektor des Amtes Hüttener Berge eindeutig getätigt hat.

B Stellungnahme der Verwaltung

Diese Arbeitsgruppe soll durch den Amtsausschuss bestimmt werden und dadurch legitimiert werden, Informationen einzuholen, die zur Realisierung eines neuen Amtsgebäudes notwendig sind. Die Entscheidungskompetenz bleibt hierbei unbenommen letztendlich beim Amtsausschuss des Amtes Eidertal. 

Kosten bzw. Entscheidungen sind mit der Einrichtung dieser Arbeitsgruppe nicht verbunden. Es ist jedoch der erste Schritt, um sich als Amt Eidertal auf den Weg zur Schaffung eines neuen Amtsgebäudes zu machen.

C Beschlussvorschlag

Zur Planung der Schaffung eines neuen Amtsgebäudes für das Amt Eidertal an einem Standort wird eine Arbeitsgruppe eingerichtet, die legitimiert ist, Informationen einzuholen, die notwendig sind, um diese Maßnahme zu realisieren. Diese Arbeitsgruppe soll bestehen aus: 

•        Amtsdirektor

•        Amtsvorsteher 

•        ein Mitglied des Hauptausschusses des Amtes

•        ein Mitglied des Finanzausschusses des Amtes

•        den jeweiligen Fachbereichsleitungen

•        einen Vertreter des Personalrates

•        der Gleichstellungsbeauftragten

•        der Schwerbehindertenvertretung

Diskussionsverlauf

Es wird sich dafür ausgesprochen, statt eines Mitgliedes des Hauptausschusses des Amtes und des Finanzausschusses des Amtes die beiden hauptamtlichen Bürgermeister der Gemeinde Flintbek und der Gemeinde Molfsee als Mitglied der Arbeitsgruppe vorzusehen. 

Es ergeht folgender Beschluss: 

Die Mitglieder des Hauptausschusses empfehlen dem Amtsausschuss nachfolgenden Beschluss zu fassen:

Zur Planung der Schaffung eines neuen Amtsgebäudes für das Amt Eidertal an einem Standort wird eine Arbeitsgruppe eingerichtet, die legitimiert ist, Informationen einzuholen, die notwendig sind, um diese Maßnahme zu realisieren. Diese Arbeitsgruppe soll bestehen aus: 

•        Amtsdirektor

•        Amtsvorsteher 

•        dem hauptamtlichen Bürgermeister der Gemeinde Molfsee 

•        dem hauptamtlichen Bürgermeister der Gemeinde Flintbek 

•        den jeweiligen Fachbereichsleitungen

•        einen Vertreter des Personalrates

•        der Gleichstellungsbeauftragten

•        der Schwerbehindertenvertretung

einstimmig dafür 

Dokumente
Download Auftakt gemeinsamer Verwaltungsstandort - hier Anlage zur Sitzungsvorlage.pdf

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9. Verschiedenes

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Hauptausschuss Eidertal (Amt Eidertal)	Hauptausschuss Eidertal	11.03.2024	ö		9

Diskussionsverlauf

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10. Mietvertrag für Gewerberaum im Gebäude "Kätnerskamp 5", 24220 Flintbek, zur Unterbringung verschiedener Einrichtungen des Amtes Eidertal und der Volkshochschule Flintbek e. V. (SV)

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.
Hauptausschuss Eidertal (Amt Eidertal)	Hauptausschuss Eidertal	11.03.2024	nö		10